Составление графика работы порой весьма сложная задача. Для предприятий розничной торговли, ресторанных или гостиничных бизнесов, посменное рабочее расписание – стандартный график для большинства сотрудников. Каждый месяц менеджер или руководитель сталкиваются с одной и той же проблемой. Поэтому мы хотим предоставить вам новое решение – Открытые графики.

Что такое открытые графики?

Обычно, менеджеры распределяют рабочие смены вручную. Однако с помощью этой функции вы сможете предоставить сотрудникам возможность самим решать какой график им подходит и присоединиться к нему самостоятельно. Меньше забот для менеджера – больше свободы для сотрудников, которые могут выбрать наиболее удобный для себя график работы.

Проще говоря, вы можете составить открытый график, рассчитанный на определенное количество работников, а затем пригласить их самостоятельно присоединиться ко графику. Когда сотрудник присоединяется к открытому графику, его рабочее расписание обновляется, и эта информация отражается в посещаемости.

В каких случаях Открытые графики нужны владельцу бизнеса?

Необходимость в Открытых графиках обычно возникает при составлении графика работы, когда тот или иной сотрудник не имеет возможности выйти в определенное время. Поэтому важно иметь четкое представление о готовности персонала, и более того оптимизировать процесс распределения рабочей нагрузки. Открытые графики подходят, когда:

• Вы хотите предоставить своим сотрудникам возможность выбирать расписания, которые подходят им больше всего;
• Готовность ваших сотрудников выходить на работу в назначенное расписание неоднозначна, и предоставление им возможности самостоятельно выбирать расписание сэкономит время для всех.

Каковы преимущества для бизнеса в использовании Открытых графиков?

Когда у бизнеса много сотрудников, некоторые расписания становятся более предпочтительными. И задача заключается не только в составлении рабочего графика справедливого для всех, но и в том, чтобы договориться с сотрудниками, которые недовольны назначенными им рабочими сменами. К примеру, в ресторане для работников, получающих чаевые, рабочее расписание на субботний вечер было бы предпочтительнее, чем на вечер вторника.

Лучший способ справиться с этой дилеммой – поощрять кооперацию и добросовестную работу более предпочтительным расписанием. Распределите “горячие” рабочие графики между сотрудниками, которые соглашаются выходить в нежелательное расписание и предоставляют клиентам отличный сервис.

Начало работы с Открытыми графиками

Как я могу создать Открытый график в веб-версии?

• Откройте Расписания
• Перейдите во вкладку Открытые графики
• Нажмите на Добавить расписание
• Заполните Название и выберите необходимое количество сотрудников для расписания
• Добавьте описание графика и прикрепите файлы по желанию
• Выберите локацию, где будет проходить открытый график, или создайте новую
• Выберите даты
• Выберите время и установите дополнительные временные настройки для открытого графика
• Выберите сотрудников, которые будут прикреплены к данному графику по умолчанию (не является обязательным разделом)
• Нажмите Создать

Все сотрудники увидят данный открытый график и смогут присоединиться к свободным графикам в мобильном приложении – Расписания – Открытые графики. Сотрудники, которые назначены на открытый график получат уведомление от мобильного приложения, а также увидят его в Ленте новостей. После присоединения к графику, расписание сотрудника будет обновлено автоматически.

Как я могу создать Открытый график в мобильном приложении?

• Откройте Расписания
•  Перейдите во вкладку Открытые графики
• Нажмите на «+»
• Заполните Заголовок и выберите необходимое количество сотрудников для расписания
• Добавьте описание графика и прикрепите файлы по желанию
• Выберите локацию, где будет проходить открытый график, или создайте новую
• Выберите даты
• Выберите время и установите дополнительные временные настройки для открытого графика
• Выберите сотрудников, которые будут прикреплены к данному графику по умолчанию и сотрудников, которые получат приглашение присоединиться к открытому графику (не является обязательным разделом)
• Нажмите Сохранить

Все сотрудники увидят данный открытый график и смогут присоединиться к свободным графикам в мобильном приложении – Расписания – Открытые графики. Сотрудники, которые назначены на открытый график получат уведомление об этом от мобильного приложения, а также увидят его в Ленте новостей. После присоединения к графику, расписание сотрудника будет обновлено автоматически.

Как сотрудники могут присоединиться к Открытым графикам?

• Откройте мобильное приложение
• Откройте Расписание
• Перейдите во вкладку Открытые графики
• Выберите график
• Нажмите Присоединиться

После присоединения к графику, расписание сотрудника будет обновлено автоматически.

Преимущества Открытых графиков для сотрудников

Использование неэффективных методов планирования графика работы, несомненно, отрицательно сказывается на сотрудниках. В последние годы поддержание вовлеченности сотрудников в рабочее расписание стало более сложной задачей, чем раньше. Сами того не зная, работодатели создают расписания, в которых некоторые сотрудники всегда работают по ночам, а другие наоборот – только в день.

Решение кроется в использовании комбинации различных методов, которые помогут эффективно закрыть все графики и избежать выгорания у сотрудников.

Возможно, вы также захотите устроить смежное обучение для лучших сотрудников. Это позволит обеспечить карьерный рост, внести разнообразие, а также послужит гарантией того, что ваш бизнес не пострадает от нехватки персонала.