Absensi Karyawan: 7 Pilihan Metode

absensi karyawan

Absensi karyawan tentu menjadi hal penting dalam sebuah perusahaan untuk memastikan efektivitas dan kinerja karyawan. Pada sejumlah bisnis, absensi juga berpengaruh pada perhitungan gaji.

Sejauh ini, sistem absensi digital semakin ramai digunakan mengingat kemudahan yang ditawarkan. Bahkan telah banyak perusahaan yang menyediakan jasa sistem absensi serupa. Namun sejatinya, setiap sistem bertujuan untuk merekam kehadiran karyawan guna membantu pekerjaan divisi Human Resources.

Lantas, jenis absensi seperti apa yang sebaiknya dimiliki oleh perusahaan? Tak ada jawaban pasti untuk pertanyaan ini, sebab semuanya tergantung dari kebutuhan perusahaan itu sendiri. Akan tetapi, Clockster telah menyiapkan beberapa aplikasi dan contoh absensi karyawan sebagai referensi Anda. Langsung saja cek daftarnya di bawah.

Pengertian absensi karyawan

Menjadi karyawan harus mengikuti kebijakan yang sudah ditetapkan perusahaan. Seperti jam masuk, jam pulang, jam istirahat, dan perihal absensi. Absensi sendiri dikenal sebagai dokumen yang mencatat waktu kehadiran para karyawannya. Umumnya, absensi dibagi menjadi dua tipe yakni, mencatat waktu hadir atau mencatat waktu kerja.

Apabila karyawan tidak melakukan absensi atau lewat dari jam yang sudah ditentukan, biasanya perusahaan akan melakukan pengurangan benefit, bisa berupa uang transport, uang makan, atau gaji pokok itu sendiri.

Bagi perusahaan, absensi karyawan dapat digunakan untuk memantau kinerja pekerjanya. Maka dari itu, dokumen ini menjadi penting karena SDM yang disiplin akan berdampak pada pertumbuhan perusahaan Anda.

Manfaat dan tujuan absensi karyawan

Manfaat dan tujuan absensi karyawan adalah seperti berikut.

1. Memantau kehadiran karyawan

Memonitor kehadiran dan kepulangan karyawan menjadi tujuan utama dari penerapan absensi. Dari sini, perusahaan dapat melihat seberapa sering pekerjanya telat datang, pulang lebih awal, atau lembur sekalipun.

2. Memperoleh data yang detail dan terintegrasi

Hadirnya absensi karyawan memungkinkan perusahaan untuk mencatat data karyawannya dengan baik. Di sisi lain, hal ini juga membantu divisi HR dalam menghitung jumlah absen pekerja yang sudah terintegrasi dalam satu sistem.

3. Komponen penilaian kinerja karyawan

Terakhir, lewat absensi, perusahaan dapat menilai kinerja karyawannya. Apakah mereka sudah menunjukkan performa yang baik atau justru cenderung menurun. Biasanya hal ini menjadi bagian dari komponen penggajian.

Jenis-jenis

Sistem absensi karyawan secara garis besar dibagi menjadi dua jenis, manual dan digital. Namun seiring berjalannya waktu dan canggihnya teknologi, sistem absensi berbasis otomatis semakin sering digunakan. Berikut adalah sistem absensi karyawan beserta cara kerjanya.

Sistem manual

Absensi manual mengharuskan setiap pekerja untuk mengisi absennya sendiri. Adapun sistem manual dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

1. Absensi buku

Metode absen ini membutuhkan pulpen dan buku khusus. Jadi setiap karyawan datang atau hendak pulang, mereka harus menulis waktu tersebut di atas buku. Umumnya karyawan menyertakan nama, waktu datang atau pulang, dan tandatangan.

2. Sistem analog

Sistem analog memiliki slot bagi karyawan untuk memasukkan kartu absennya. Jadi memang karyawan perusahaan akan diberikan kartu absen pribadi untuk mencatat waktu kehadirannya.

Setelah dimasukkan ke dalam slot, waktu kehadiran akan dicetak secara otomatis lewat mesin yang ada. Cara ini tidak jauh beda dengan absensi buku karena karyawan masih harus mencatat kedatangannya sendiri.

Sistem digital (aplikasi)

Berjalannya waktu, sistem digital menjadi marak digunakan di berbagai perusahaan karena metode ini dinilai sangat aman dan tidak mudah untuk direkayasa. Berikut adalah jenis sistem digital untuk absensi karyawan.

1. Fingerprint

Metode absensi ini dikenal dengan alat autentifikasi yang menggunakan sidik jari pekerja. Jadi biasanya sidik jari para karyawan sudah didata terlebih dahulu. Selanjutnya, saat karyawan hendak melakukan absen, mereka hanya perlu menempelkan jari pada mesin absensi yang ada.

Sistem absensi karyawan berbasis sidik jari sangat sering digunakan karena karyawan tidak bisa melakukan titip absen. Namun di sisi lain, absensi fingerprint seringkali error, terutama ketika jari Anda dalam keadaan berkeringat atau kotor sehingga tidak dapat dideteksi.

2. Face recognition

Metode face recognition dinilai lebih komplek ketimbang fingerprint karena teknologi ini menganalisa karakteristik manusia terutama bagian wajah dan mata.

Jadi ketika hendak melakukan absensi, Anda dapat menunjukkan muka Anda terhadap mesin pendeteksi ini. Jika muka Anda cocok dan ditemukan biodatanya, tandanya absensi berhasil dilakukan.

Pemakaian sistem seperti ini akan sulit bagi karyawan yang hendak bolos diam-diam karena data mengenai kehadirannya tercatat secara akurat. Terlebih, setiap orang memiliki fitur wajah yang berbeda.

3. Berbasis PIN

Sesuai dengan namanya, absensi karyawan ini membutuhkan password atau kata sandi yang dibuat oleh karyawan ketika mendaftar. Adapun kata sandi ini dapat berupa huruf atau angka. Jadi Anda hanya butuh memasukan password tersebut kepada alat absensi digital yang telah disediakan oleh perusahaan. Akan tetapi, kecurangan seperti titip absen masih bisa dilakukan dengan cara membagikan password.

4. Berbasis website

Absensi karyawan berbasis web ini terletak pada perangkat kerja masing-masing karyawan dan dapat diakses kapan saja. Biasanya mereka memiliki username dan password pribadi.

Jadi ketika Anda hendak mencatat kehadiran, Anda hanya perlu membuka komputer atau laptop, masuk ke dalam website yang sudah ditentukan, dan memasukkan username serta password pribadi.

Namun sistem seperti ini sangat berketergantungan dengan koneksi internet. Jika tidak stabil bisa jadi data absensi menjadi kacau atau bahkan tidak bisa dilakukan.

5. Magnetic card

Sistem absensi karyawan dengan magnetic card mengharuskan setiap pekerja untuk memiliki kartu akses. Jadi ketika Anda hadir, Anda hanya perlu menggesek atau bahkan menempel kartu yang Anda miliki pada mesin yang tersedia. Setelah melakukan hal tersebut, maka data kehadiran Anda secara otomatis tersimpan dalam sistem.

Cara memilih sistem yang tepat

Dengan hadirnya begitu banyak sistem absensi otomatis, mungkin terlintas di pikiran Anda, bagaimana cara memilih sistem yang tepat? Pertimbangan yang perlu Anda pikirkan sebelum menentukan sistem absensi karyawan adalah sebagai berikut.

Keamanan data

Absensi karyawan menjadi bagian dari data confidential bagi suatu perusahaan. Biasanya data tersebut telah terintegrasi dengan data pribadi serta gaji karyawan. Maka dari itu, penting untuk memilih sistem absensi yang dijamin keamanannya dan tidak dengan mudah diakses oleh sembarang orang.

Efisiensi dan akses penggunaan

Tidak semua orang memahami cara kerja suatu sistem. Apalagi bagi karyawan yang berbeda generasi. Maka dari itu, dibutuhkan sistem operasional yang mudah, efisien, dan accessible bagi karyawan seperti lewat smartphone.

Akurasi hasil data

Mengingat absensi karyawan berhubungan dengan gaji, maka penting untuk memiliki sistem yang akurat. Kesalahan pada sistem akan berakibat fatal karena gaji karyawan bisa jadi salah dihitung.

Mudah digunakan

Efisiensi suatu sistem berhubungan dengan kemudahannya untuk digunakan. Oleh karena itu, sistem absensi harus bisa diatur sesuai kebutuhan dan kapasitas perusahaan supaya tidak membingungkan para pekerjanya.

Menyesuaikan anggaran dana

Terakhir, memilih sistem absensi karyawan harus disesuaikan dengan anggaran yang ada. Suatu perusahaan tidak disarankan mengeluarkan uang secara berlebihan hanya untuk mengelola alat absen karyawan.

Software absensi karyawan

Clockster sebagai salah satu penyedia layanan Human Resources dalam sebuah perusahaan juga hadir dengan aplikasi absensi karyawan. Berikut sejumlah fitur yang dapat dinikmati pengguna melalui aplikasi Clockster:

  • Absensi menggunakan geo-lokasi pada aplikasi seluler untuk mendeteksi jam masuk atau keluar. Jadi GPS pada perangkat gawai yang dimiliki karyawan akan membantunya untuk melacak serta memantau posisi absen karyawan tersebut.
  • Fitur pengingat kehadiran. Bisa dimanfaatkan sebagai pengingat untuk segera hadir pada waktu kerja yang sudah ditentukan.
  • Integrasi penuh dengan perangkat biometrik pemindai wajah. Seluruh informasi seputar karyawan Anda sudah terintegrasi penuh dalam satu aplikasi. Dilengkapi dengan sistem biometrik pemindai wajah, rahasia data karyawan Anda tidak dapat diakses dengan mudah oleh sembarangan orang.
  • Pengajuan catatan kehadiran oleh karyawan. Tidak perlu repot, karyawan Anda dapat mencatat kehadiran atau absensi cukup lewat aplikasi.

Di atas adalah beberapa contoh absensi karyawan yang bisa Anda jadikan referensi. Sistem ini tentunya akan mempermudah pihak perusahaan dalam mencatat atau merekam data kehadiran pekerjanya. Jadi, sudahkah perusahaan Anda menerapkan sistem absensi serupa?


Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *