Dalam berbisnis, ada diperlukan adanya pengembangan dari waktu ke waktu. Strategi pengembangan bisnis dengan prinsip kaizen adalah salah satu cara yang terbukti baik untuk kemajuan usaha.

Kaizen adalah filosofi dasar yang dapat diterapkan dalam berbagai departemen dalam perusahaan.. Prinsip ini bisa diimplementasikan, tidak hanya dalam bentuk pengembangan diri karyawan agar meningkatkan kinerja, tapi juga dengan melibatkan karyawan sebagai sumber saran perbaikan.

Efektivitas kerja memiliki pengaruh besar dalam bisnis. Misalnya, sistem produksi yang lebih efektif dapat membuat proses produksi menjadi lebih cepat, atau bisa menekan biaya produksi secara signifikan.

Dengan kelebihan ini, perusahaan lebih leluasa bergerak untuk berkembang, contohnya seperti meningkatkan kapasitas produksi, dan dapat juga meningkatkan laba usaha.

Kaizen Adalah Filosofi Dengan 5 Unsur

Dalam kaizen, terdapat 5 unsur yang merupakan dasar utama, yakni:

• Kerja tim
• Disiplin diri
• Pengembangan moral
• Lingkungan yang berkualitas
• Saran pengembangan

Unsur-unsur di atas dapat diterapkan dalam perencanaan yang akan diimplementasikan dalam proyek riil dan dilaksanakan. Menariknya, pelaksanaan nyata dari perencanaan kegiatan dengan prinsip kaizen adalah yang menjadikan filosofinya hidup.

Penerapan Kaizen

Pelaksanaan prinsip kaizen ini dilakukan dalam beberapa tahap. Dalam masing-masing tahap, terdapat detail kegiatan atau aktivitas yang perlu dilakukan untuk membentuk perubahan dan pengembangan.

a. Tentukan goal atau tujuan utama yang masuk akal

Menentukan tujuan utama dari penerapan kaizen adalah hal pertama yang harus dilakukan. Anda perlu menentukan tujuan yang masuk akal dan achieveable.

Tujuan ini akan membantu Anda untuk menentukan langkah selanjutnya. Jika tujuan yang Anda buat bersifat abstrak dan tidak dapat diukur, maka akan sulit untuk menentukan langkah-langkahnya, sekaligus menentukan apakah program berhasil atau tidak.

Misalkan, Anda melihat bahwa karyawan Anda kurang disiplin terkait absensi, misalkan terdapat banyak keterlambatan saat jam masuk kerja. Anda bisa membuat tujuan untuk meningkatkan kedisiplinan.

Agar lebih mudah memonitor kedisiplinan kehadiran, Anda dapat memanfaatkan fitur Absensi dari Clockster. Fitur ini dapat membantu Anda melacak seberapa besar tingkat keterlambatan dengan interface yang mudah dipahami.

Anda juga dapat mengetahui lokasi karyawan saat melakukan absensi, karena Clockster telah dilengkapi dengan fasilitas pelacakan geolocation.

b. Tinjau ulang kondisi pada saat ini, dan buat rencana pengembangan

Tujuan kaizen adalah perbaikan sistem. Anda perlu membandingkan antara kondisi bisnis Anda saat ini dengan goal Anda. Sejauh mana gap antara kondisi sekarang dengan kondisi yang diinginkan?

Faktor pembanding ini juga membutuhkan variabel yang terukur dan masuk akal, sehingga hasilnya juga dapat dibuktikan dengan data yang jelas.
Setelah data masuk, Anda dapat mulai menentukan rencana dan timeline.

Buat rencana dengan tenggat waktu yang jelas, dan dapat dicapai dalam tenggat waktu tersebut. Jika Anda tidak memiliki cukup data maupun insight, diskusikan dengan kepala tim atau perwakilan karyawan, dan pertimbangkan saran mereka.

c. Penerapan rencana pengembangan

Langkah selanjutnya dalam penerapan metode kaizen adalah pelaksanaan perencanaan pengembangan.

Dalam pelaksanaan ini, diperlukan adanya pengawasan. Pengawasan ini berfungsi untuk memastikan semua program dapat berjalan sesuai tenggat waktu dan tidak terhambat oleh berbagai kendala.

Jika terjadi permasalahan dalam penerapan rencana tersebut, segera cari solusi terbaik. Jika kendala tersebut tidak terselesaikan, hal ini perlu dicatat dan menjadi perhatian khusus saat review nanti.

Agar lebih mudah dalam membagi to-do list pelaksanaan program, gunakan fitur Task Manager dari Clockster. Dalam fitur ini, Anda dapat membuat daftar tugas bagi masing-masing staf, sekaligus memantau perkembangan kinerja mereka.

d. Lihat hasil yang dicapai dan cek bagian mana yang tidak memberikan hasil sesuai harapan

Tahapan berikutnya dalam penerapan konsep kaizen adalah melakukan review atau peninjauan ulang dari hasil yang dicapai selama pelaksanaan program.

Analisa dengan teliti, apakah hasil yang didapat telah sesuai dengan harapan, mana saja hal-hal yang belum memberikan hasil yang sesuai, dan apa saja yang telah tercapai sesuai target.

Highlight hal-hal yang perlu diperbaiki dan rencanakan program untuk menindaklanjuti hal tersebut.

e. Laporkan hasil dan buat rencana follow-up pada hal-hal yang dibutuhkan

Tahap terakhir dalam penerapan kaizen adalah membuat laporan lengkap dari hasil pelaksanaan rencana pengembangan.

Bandingkan kondisi awal dengan kondisi setelah dilakukan penerapan kaizen. Apakah hasilnya cukup signifikan untuk dikatakan berhasil? Jika belum, hal apa yang harus dilakukan untuk memperbaikinya?

Buatlah daftar follow-up yang terdiri atas poin-poin langkah berikutnya. Membuat rencana ulang untuk kaizen adalah perbaikan yang harus dilakukan..

Kaizen Adalah Proses Berulang Dan Terus Menerus

Jika ingin menerapkan prinsip kaizen, Anda tidak bisa hanya melakukan ini satu kali. Kaizen adalah program yang perlu dilakukan secara berulang, dengan tujuan membuat sistem yang lebih baik setiap kalinya.

Jadi, Anda perlu membuat rencana penerapan setiap beberapa periode. Dunia dan lingkungan bisnis Anda akan terus berubah seiring waktu, sehingga Anda perlu menerapkan kaizen untuk beradaptasi.

Kesimpulannya, kaizen adalah pedoman penting untuk membantu bisnis beradaptasi dan berkembang. Namun, Anda juga wajib untuk terus melakukan penerapan prinsip dan langkah-langkahnya secara terus menerus.