Manajemen perubahan adalah sebuah langkah yang ditempuh untuk mempersiapkan dan mendukung organisasi dalam menerapkan perubahan baru dengan tujuan pengembangan serta mencapai keberhasilan.

Namun, apa definisnya? Dan bagaimana prosedur untuk melakukannya? Simak penjelasan dari Clockster berikut ini sampai habis, yuk!

Pengertian manajemen perubahan

Perubahan dalam rutinitas kerja bukanlah sesuatu yang asing terjadi. Terlepas dari besar atau kecilnya perubahan, suatu organisasi harus memiliki manajemen yang baik untuk menanggapinya.

Pengertian manajemen perubahan adalah pendekatan yang dibuat secara sistematis dalam mempersiapkan serta mengimplementasikan perubahan-perubahan di organisasi. Adapun tujuan utamanya adalah berfokus pada membimbing karyawan agar dapat beradaptasi dengan hal-hal baru.

Jika karyawan Anda terjebak dalam rutinitas, perubahan mungkin akan sulit untuk diterima dan diterapkan. Namun, manajemen ini tetap harus diimplementasikan agar karyawan dapat beradaptasi secara terarah. Bukan sibuk adaptasi sendiri-sendiri.

Pengertian manajemen perubahan menurut para ahli

Berikut adalah beberapa teori menurut para ahli.

• Wibowo (2012) mendefinisikan manajemen perubahan adalah proses yang dibuat sistematis dalam mengimplementasikan sarana, sumber daya, dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk mempengaruhi perubahaan pada mereka yang terkena efek dari proses yang ada.
• Nauheimer (2007) mengatakan manajemen perubahan adalah suatu proses, teknik, serta alat yang digunakan untuk mengelola proses perubahan individu. Sehingga penerapan perubahan dapat menjadi lebih efektif dengan kehadiran agen, sistem, dan tim yang lebih luas.
• Coffman & Luter (2007) menjelaskan manajemen perubahan adalah pendekatan terstruktur yang diterapkan untuk membantu sebuah tim, individu, atau organisasi agar mengalami perubahan dari kondisi sekarang ke yang lebih baik.

Tujuan manajemen perubahan

Beberapa tujuan manajemen perubahan adalah sebagai berikut.

Perbaikan dan peningkatan efektivitas organisasi

Upaya ini biasanya dilakukan dengan perbaikan dan meningkatkan efektivitas dari sebuah sistem, struktur, hingga implementasinya. Sehingga, suatu perusahaan dapat bersaing di tengah banyaknya kompetitor pasar.

Manajemen perubahan untuk mempertahankan eksistensi

Manajemen dalam perubahan memiliki tujuan untuk menjaga keberlangsungan perusahaan dalam jangka panjang dan pendek. Terutama dengan kondisi ekonomi yang terus bergerak, maka strategi baru pun juga butuh diambil.

Penyesuaian dengan lingkungan eksternal

Yang termasuk lingkungan eksternal adalah perubahan pada pasar, kebijakan, hukum, hingga perkembangan teknologi. Menyesuaikan dan beradaptasi dengan baik terhadap perubahan-perubahan di lingkungan eksternal akan berdampak pada kelangsungan perusahaan untuk dapat terus bersaing.

Mengapa manajemen perubahan itu penting?

Perubahan menjadi penting untuk diterapkan agar kinerja, laba, dan daya juang dari perusahaan Anda terus meningkat.

Ada beberapa hal penting mengapa manajemen dalam perubahan perlu diterapkan. Pertama, perubahan selalu ada setiap harinya. Lebih kompleks, lebih cepat, lebih fungsional, dan berketergantungan. Penerapan manajemen dapat membantu organisasi Anda untuk menghadapi perubahan secara efektif dan meningkatkan kompetensi.

Lalu di sisi lain, manajemen perubahan akan mendukung dan membantu memperlengkapi mereka yang terdampak dari perubahan. Mengingat kemampuan adaptasi setiap orang berbeda-beda. Menerapkan perencanaan ini dapat menutup celah dari problema yang dihasilkan oleh perubahan itu sendiri.

Contoh manajemen perubahan pada perusahaan

Manajemen dalam perubahan memiliki pendekatan yang berbeda-beda, tergantung pada budaya dari organisasi itu sendiri. Berikut adalah empat contohnya pada perusahaan.

Pendekatan rasional-empiris

Pendekatan ini mempercayai bahwa perilaku individu mampu diprediksi dan manusia cenderung memberikan perhatian lebih terhadap hal yang menyangkut kepentingan pribadi. Umumnya, mereka akan berubah apabila menerima komunikasi yang informatif, efektif, dan adanya insentif dari perubahan yang dilakukan.

Pendekatan normatif-reedukatif

Pendekatan ini fokus pada bagaimana hal ini dapat memberikan pengaruh bagi anggotanya untuk bertingkah laku agar perubahan berhasil diterapkan. Intinya pendekatan ini mempercayai bahwa manusia akan berubah ketika mereka memahami bahwa perubahan dilakukan demi kepentingan bersama.

Pendekatan lingkungan-adaptif

Pendekatan ini mengusulkan bahwa manusia akan berubah berdasarkan insting dan berusaha menghindari kerugian. Maka dari itu, manusia sebenarnya memiliki kemampuan untuk beradaptasi di berbagai situasi.

Pendekatan kekuasaan-koersif

Pendekatan terakhir lebih bersifat memaksa, melakukan cara apapun secara semena-mena untuk menerapkan perubahan ini. Dipercayai bahwa manusia pada dasarnya patuh dan akan siap untuk melakukan apapun yang telah diperintahkan.

Prosedur manajemen perubahan

Untuk membentuk sebuah manajemen perubahan, terdapat beberapa fase yang harus dilalui. Berikut adalah langkah-langkah dan prosedurnya:

Fase A: Positioning value

Di fase pertama, Anda memikirkan mengenai tujuan dan posisi strategis perusahaan. Hal ini ibarat seperti target yang ingin dicapai dalam penerapan perubahan pada organisasi Anda.

Fase B: Measures goals

Setelah memikirkan tujuan, Anda kemudian harus menentukan indikator atau mekanisme yang dapat menilai apakah tujuan dari perubahan bisa tercapai.

Fase C: Assessment strategy

Fase asesmen strategi adalah fase di mana Anda menentukan seberapa besar kesenjangan dari suatu perusahaan Anda sekarang dengan situasi yang Anda inginkan. Adapun hal ini perlu diidentifikasi karena berpengaruh pada kebijakan yang akan diimplementasikan.

Fase D: Actions level-level

Fase penerapan berbicara tentang bagaimana strategi yang sudah dibentuk akan diintegrasikan kepada seluruh proses, aktivitas, dan hubungan. Di tahap ini Anda juga perlu menentukan strategi untuk mengurangi kesenjangan dan menggapai tujuan.

Fase E: Environment scan

Terakhir adalah fase identifikasi eksternal yang mana Anda menganalisa apakah ada faktor eksternal yang kemudian berpengaruh pada perubahan perusahaan. Nantinya hasil yang didapatkan akan memberikan arah atas perubahan yang akan diterapkan.

Tips implementasi prosedur manajemen perubahan

Mengimplementasikan perubahan pasti memiliki tantangan tersendiri. Bagi Anda yang ingin menerapkan perubahan ini, ada beberapa tips yang bisa Anda ikuti.

Menetapkan visi

Tetapkan visi dan satu tujuan. Hal tersebut perlu diurai dan dijelaskan dengan baik agar kebijakan baru dapat diterima dan didukung oleh anggota. Anda juga perlu mengabarkan apa manfaat dari perubahan baru serta menyelesaikan kekhawatiran yang muncul.

Melibatkan berbagai pihak dalam organisasi

Perubahan dalam organisasi akan berdampak pada banyak orang. Maka dari itu, libatkanlah anggota-anggota yang paling dipengaruhi dalam proses perencanaan dan pelaksanaan. Dukungan dan penerimaan perubahan akan meningkatkan kesuksesan program itu sendiri.

Membuat perubahan yang bisa diterima

Penerimaan perubahan di organisasi menjadi faktor utama yang menentukan apakah kebijakan baru dapat berhasil diimplementasikan. Jika banyak yang menolak, kemungkinan besar proyek Anda juga ikut tidak berhasil. Oleh karena itu, Anda harus benar-benar mempertimbangkan dampak dari perubahan ini.

Tenang, terencana, dan bertahap

Setiap perubahan membutuhkan waktu untuk diadaptasi dan diterima oleh anggota. Jadi, penting bagi Anda untuk memberikan waktu agar mereka dapat memahami, mengadaptasi, hingga menerapkan kebijakan baru tersebut. Berikan juga ruang untuk masukan agar perubahan Anda menjadi lebih baik.

Menyampaikan komunikasi dengan baik

Menjalin komunikasi yang baik harus bersifat dua arah. Anda menjelaskan, di sisi lain karyawan Anda akan memberikan umpan balik. Apapun pandangan yang dimiliki oleh setiap anggota,

Anda harus bisa menjelaskan dengan baik mengapa perubahan ini penting dan bagaimana cara mengatasi pertentangan pikiran. Hal ini pada akhirnya akan berdampak pada keberhasilan implementasi perubahan itu sendiri.

Menciptakan lingkungan yang kondusif untuk manajemen perubahan

Saat mengusulkan perubahan, akan ada masalah atau pertentangan antar anggota. Mengingat demikian, Anda harus bisa menciptakan lingkungan yang kondusif seperti menyelesaikan dan mengatasi masalah penolakan.

Pada dasarnya, manajemen perubahan adalah strategi terstruktur dan sistematis yang digunakan untuk mendukung terealisasinya suatu perubahan dalam organisasi. Ketepatan prosedur tentu akan mempengaruhi keberhasilannya.

Mau tahu informasi menarik lainnya seputar bisnis? Kunjungi blog Clockster.