Personal assistant adalah seseorang yang bertanggung jawab kepada direktur baik untuk urusan pekerjaan maupun urusan pribadi. Pengusaha ataupun direktur dengan aktivitas yang padat tentu membutuhkan seseorang yang bisa membantunya mengatur beberapa pekerjaannya. Disinilah tugas seorang personal assistant diperlukan.

Terdengar mirip seperti tugas sekretaris, bukan? Namun pada dasarnya mereka adalah dua jenis pekerjaan yang berbeda terutama dalam hal lingkup pekerjaan. Simak artikel berikut untuk pengertian, job description, dan tips menjadi personal assistant

Pengertian personal assistant

Asisten pribadi atau personal assistant adalah seorang individu yang dipercayai oleh atasannya untuk membantu mengurus urusan pribadi hingga membantu menyelesaikan berbagai pekerjaan. Biasanya mereka memiliki tanggung jawab hanya kepada satu orang dan seringkali dikenal dengan tangan kanan atasan.

Perbedaan sekretaris dan personal assistant

Sering dianggap sama, sekretaris dan asisten pribadi nyatanya memiliki perbedaan yang cukup banyak dimulai dari ruang lingkup kerja, tanggung jawab yang diberikan dan tantangan pekerjaanya.

Seorang sekretaris pada umumnya memiliki lingkup kerja sebatas pekerjaan administrasi kantor seperti mengatur kas kecil, melakukan surat menyurat, pengarsipan dan lainnya. Sedangkan asisten pribadi tergolong lebih luas.

Perihal pekerjaan administrasi mungkin sama-sama dilakukan oleh keduanya, namun personal assistant harus mengurus keperluan atasannya seperti memantau rekening pribadi, membaca dan membalas email atasan, mengatur pertemuan rapat, mengurus tiket dan hotel, dan lainnya.

Berbicara mengenai tanggung jawab, seorang sekretaris tidak memiliki kaitan secara langsung dengan atasannya. Namun berbeda dengan asisten pribadi yang memiliki tanggung jawab pekerjaan langsung kepada atasannya dan harus dapat memahami pekerjaan yang dilakukannya secara detail. Mengingat mereka akan berurusan langsung dengan atasannya.

Dari sisi tantangan, seorang sekretaris hanya akan melakukan pekerjaan rutin, tetapi asisten pribadi memiliki pekerjaan yang lebih menantang dan berganti-ganti. Misalnya intensitas bertemu orang lain setiap harinya tentu akan berbeda. Mereka juga dituntut untuk bekerja secara cepat.

Tugas dan tanggung jawab personal assistant

Asisten pribadi memiliki tanggung jawab dan tugas utama untuk membantu atasannya agar dapat fokus dengan tugas lain yang lebih penting. Di bawah ini adalah beberapa tugas utama yang dilakukan oleh asisten pribadi.

Mengatur dan mengorganisir jadwal terkait

Sebagai asisten pribadi, Anda akan ditugaskan untuk mengatur jadwal atasan termasuk juga saat harus bertemu dengan klien ataupun mitra bisnis. Anda harus bisa mengorganisir jadwal-jadwal yang ada agar selaras dan tidak bertabrakan.

Perantara komunikasi

Posisi personal assistant berada di tengah-tengah atasan dan klien ataupun karyawan di perusahaan itu sendiri. Maka dari itu Anda memiliki tanggung jawab untuk menerima segala panggilan telepon serta email yang berhubungan dengan atasan. Merespon juga menjadi salah satu tanggung jawab saat dibutuhkan.

Mengorganisir urusan dokumen

Mengorganisir berbagai dokumen seperti arsip biaya pengeluaran serta pemasukan perusahaan merupakan salah satu tugas asisten pribadi. Termasuk juga dengan menjaga berkas dokumen hingga catatan digital perusahaan.

Memberikan laporan dan notulensi

Saat ada pertemuan atau rapat, personal assistant berperan sebagai notulen atau orang yang mencatat hasil rapat lalu melaporkannya kepada atasan. Tidak terkecuali, asisten pribadi diharuskan untuk membuat laporan pada setiap presentasi dan mencatat hal penting lainnya.

Skill yang dibutuhkan personal assistant

Menjadi seorang asisten mungkin tidak diperlukan latar belakang pendidikan secara khusus. Hal tersebut bukanlah syarat utama. Namun ketimbang memperhatikan latar belakang pendidikan, lebih baik memiliki skill-skill yang dibutuhkan untuk menjadi seorang asisten pribadi, antara lain:

Manajemen waktu dan kemampuan organisasi baik

Seorang asisten pribadi akan memiliki banyak pekerjaan yang sebagian besarnya berhubungan dengan menjaga atasan agar tetap teratur dan sesuai dengan jadwal. Oleh karenanya, Anda juga dituntut untuk mempunyai kemampuan manajemen waktu yang baik.

Teliti terhadap detail

Skill lain yang dibutuhkan adalah kemampuan untuk memperhatikan segala hal secara detail. Jika terdapat pekerjaan yang kebetulan terlewat, maka itu dapat mengganggu atau bahkan merusak proses kerja hingga menurunkan sikap profesionalitas Anda maupun atasan dan rekan kerja lainnya.

Komunikatif

Kemampuan komunikasi seorang asisten pribadi sangatlah penting agar mampu menyampaikan arahan tugas serta menyambut klien dengan baik. Tidak hanya secara verbal, komunikasi tertulis juga dibutuhkan seperti untuk membalas email hingga membuat laporan presentasi.

Memahami software untuk pekerjaan

Untuk memudahkan serta mempercepat proses kerja, seorang asisten pribadi harus bisa memahami dan mengoperasikan berbagai software yang berhubungan dengan pekerjaan seperti spreadsheet, kalender, desktop publishing, database, hingga mengolah presentasi.

Tanggap terhadap situasi

Menjadi seorang asisten pribadi harus bisa membaca situasi seperti kapan atasan Anda membutuhkan bantuan atau tahu kapan harus bereaksi dan mengeluarkan argumentasi. Belum lagi Anda harus tetap tenang dan menjaga berbagai informasi rahasia.

Tips menjadi personal assistant

Apa saja tips agar bisa menjadi seorang asisten pribadi? Simak langkah-langkah berikut:

• Datanglah lebih awal. Menjadi seorang personal assistant sangat penting untuk datang lebih awal agar dapat mempersiapkan kebutuhan atasan Anda. Pastikan keadaan meja dan ruangan sudah rapi serta segala dokumen berada di tempatnya.
• Lebih cepat bekerja maka lebih baik. Sebagai seorang kepercayaan atasan, Anda harus pintar dalam mengatur waktu agar pekerjaan dapat selesai secepat mungkin. Pastikan Anda tahu prioritas pekerjaan yang harus diselesaikan dengan segera.
• Berwibawa. Jadilah individu yang berwibawa, karena sebagai seorang asisten pribadi, Anda akan sering berhadapan dengan banyak orang. Sifat inilah yang akan membedakan Anda dari karyawan lainnya.
• Kenali dan pahami atasan Anda. Lakukanlah dengan membaca situasi dan menyesuaikan diri terutama perihal komunikasi. Mampu menjalin hubungan dan komunikasi yang baik dengan atasan Anda merupakan salah satu pencapaian terbaik seorang personal assistant.
• Fleksibel. Saat asisten pribadi diminta untuk mengerjakan tugas secara tiba-tiba, maka Anda harus siap menjalankannya. Semua jenis pekerjaan harus bisa dilakukan.
• Penampilan Anda sangatlah penting. Berpenampilan rapi dan menarik adalah hal wajib demi membangun kesan yang baik, mengingat Anda akan bertemu banyak orang penting atau rekan bisnis atasan Anda.

Sesuai namanya, personal assistant adalah seorang asisten pribadi yang paling dipercaya atasan. Hal ini tentu juga sebanding dengan tantangan dan tugasnya.

Jadi, apa Anda tertarik menjadi seorang personal assistant? Jangan lupa juga kunjungi Clockster untuk membaca informasi menarik lainnya.