Shift kerja adalah salah satu kunci peningkatan produktivitas karyawan. Pasalnya, hal ini akan mempengaruhi keseimbangan antara pemenuhan hak pegawai, beban kerja perusahaan sekaligus persyaratan hukum yang berlaku. Berikut merupakan cara membuat shift kerja karyawan bagi perusahaan sesuai aturan.
Pengertian Shift Kerja
Pengertian shift kerja adalah suatu ketetapan jam kerja karyawan dalam 24 jam. Umumnya, sistem berikut dipakai oleh perusahaan untuk meningkatkan produktivitas karyawan dengan menyesuaikan beban kerja yang lebih terjadwal. Pengaturan shift sendiri memang tidak selalu diterapkan pada semua bidang, mayoritas diaplikasikan pada bidang keamanan, food and beverage, retail, dan kesehatan.
Pengertian Shift Kerja menurut Para Ahli
Terdapat beberapa pendapat mengenai pengertian shift kerja menurut para ahli, yakni:
Suma’mur (1994)
Shift kerja adalah pola waktu yang diberikan pada tenaga kerja untuk mengerjakan sesuatu dan biasanya dibagi menjadi pagi, sore, dan malam.
Muchinsky (1997)
Shift kerja adalah suatu sistem pengaturan kerja yang memberi peluang untuk memanfaatkan keseluruhan waktu yang tersedia untuk mengoperasikan pekerjaan.
Agustin (2012)
Shift kerja adalah suatu cara mengorganisir waktu kerja harian seseorang atau tim berbeda secara berturut-turut yang biasanya berlangsung selama 8 jam dan meliputi waktu keseluruhan 24 jam.
Aturan Jadwal Shift Karyawan
Dalam Surat Keputusan Menaker Nomor KEP.233/MEN/2003 tentang Jenis dan Sifat Pekerjaan yang Dijalankan secara Terus Menerus, beberapa bidang kerja, yang apabila berhenti beroperasi akan mengganggu proses produksi, dapat tetap mempekerjakan karyawan bahkan pada hari libur resmi dengan syarat adanya kesepakatan antara pekerja dan pengusaha.
Selanjutnya, ketentuan shift bekerja ini diatur dalam undang-undang nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan:
Pasal 77 ayat 2 UU No.13 Tahun 2003
Jumlah jam kerja secara akumulatif dari masing-masing shift tidak boleh lebih dari 40 jam per minggu.
Pasal 78 ayat 2 UU No.13 Tahun 2003
Setiap pekerja yang bekerja lebih dari waktu kerja 8 jam per hari per-shift atau melebihi dari jumlah jam kerja akumulatif yang telah ditentukan, yaitu 40 jam dalam seminggu, harus dengan sepengetahuan serta dengan surat perintah tertulis dari pimpinan atau manajemen perusahaan yang telah dihitung sebagai waktu kerja lembur.
Pasal 79 ayat 2 huruf a UU No.13 Tahun 2003
Jika jam kerja pada suatu lingkungan perusahaan atau badan hukum lainnya ditentukan dalam 3 (tiga) shift, maka jumlah maksimum jam kerja setiap shiftnya adalah 8 jam per-hari, sudah termasuk ke dalam istirahat antar jam kerja.
Jenis Shift Kerja
Setiap perusahaan memiliki kebijakan tersendiri dalam membagi jenis shift yang akan diterapkan. Meskipun shift bekerja a telah diatur oleh hukum, namun penyesuaian peraturan perusahaan biasanya hanya berfokus pada siapa anggota yang akan bertugas. Umumnya, jenis shift terbagi menjadi empat sesi, berikut penjelasannya.
Shift Pagi atau Shift Siang
Shift pagi atau siang nampak normal karena waktu kerjanya mirip dengan karyawan pada umumnya. Perbedaan biasanya terjadi apabila karyawan shift pagi atau siang tetap bertugas selama tanggal merah. Namun, perusahaan dapat pula memberikan libur seperti biasa.
Shift Malam
Shift malam biasanya diterapkan oleh instansi layanan 24 jam seperti rumah sakit, pemadam kebakaran, call center, transportasi, hingga kepolisian. Kendati demikian, karyawan tidak selalu mendapat shift malam.
Hal ini karena shift malam paling banyak dilaporkan menimbulkan masalah seperti stress, ketidakpuasan kerja, dan performa yang rendah (Newstrom, 1996).
Shift Panjang
Jenis shift panjang memungkinkan perusahaan untuk menugaskan karyawan bekerja 2 jam lebih panjang dari jam kerja biasa atau menjadi 10 jam sehari termasuk 1 jam istirahat. Maka dari itu, jadwal ini berbeda dengan double shift atau kerja lembur insidental.
Perusahaan yang menerapkan jadwal shift ini biasanya mengejar target produksi besar dalam jangka waktu panjang. Sementara itu, double shift atau kerja lembur insidental biasanya diterapkan oleh perusahaan untuk mengejar target produksi jangka pendek pada masa tertentu.
Namun, cara perhitungan upah shift panjang berbeda dengan shift lainnya, yakni mengikuti perhitungan lembur harian.
Fleksibel
Jadwal fleksibel adalah inovasi waktu kerja yang mengikuti era perkembangan teknologi dan dianggap sebagai solusi work-life balance. Pada shift ini, karyawan diberikan kebebasan untuk menentukan jam kerjanya masing-masing sesuai dengan jumlah maksimal mingguan.
Salah satu contoh jadwal shift fleksibel adalah remote working. Dengan begitu, karyawan dapat memilih kerja seharian serta libur sesuai kehendaknya. Sistem kerja ini dilaporkan dapat meningkatkan kepuasan dan produktivitas karyawan.
Cara Membuat Jadwal Shift Kerja
Dalam rangka penerapan aturan ini, pihak manajemen perlu memahami cara membuat jadwal shift yang benar. Sebab, jika tidak ditangani dengan baik, perusahaan justru akan mendapatkan kerugian besar. Sebagai referensi, berikut tahapan cara membuat jadwal shift kerja yang sesuai aturan.
Rumus Membuat Jadwal Shift Kerja
Bagi Anda yang akan mengatur jadwal penugasan karyawan, berikut adalah rumus membuat jadwal shift kerja menggunakan software Excel. Sebagai dasar pembuatan, jadwal kerja harus tetap mengacu pada UU nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan ayat 1:
- 7 (tujuh) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu; atau
- 8 (delapan) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu.
Judul Label
Isi tabel dengan informasi pekerja dan kelengkapan jadwal. Misalnya: nama karyawan, hari bekerja, tanggal bekerja, durasi kerja, dan pembagian waktu shift.
Keterangan Kode Presensi Pekerja
Dalam memonitor presensi karyawan, Anda dapat menggunakan kode singkat seperti:
H = Hadir
S = Sakit
C = Cuti
Rumus Membuat Jadwal Shift Kerja di Excel
COUNTIFS digunakan untuk menghitung jumlah karyawan yang hadir. Perhatikan contoh jadwal shift kerja di bawah. Isi rumus
=COUNTIFS(C9:I9; “<>L”; C9:I9; “<>O9S”; C9:I9; “<>”) pada bagian nama worker hari Senin (Mon).
Contoh Jadwal dengan aplikasi Clockster
Setelah mencoba cara membuat jadwal shift kerja di atas, dalam proses pelaksanaannya Anda tentunya bisa memanfaatkan aplikasi mobile seperti Clockster. Absensi dan jadwal kerja pastinya akan berjalan lebih mudah dan lancar dengan bantuan teknologi tersebut.