Penggunaan jam kerja yang tidak efisien oleh karyawan adalah salah satu masalah utama dari setiap bisnis dalam berbagai skala, apakah itu kedai kopi kecil atau perusahaan besar. Setiap karyawan telat datang kerja sepuluh menit setiap hari, perusahaan besar dapat kehilangan uang ratusan ribu dolar setiap tahun. Startup dari Kazakhstan, Clockster, sebuah platform SDM, memungkinkan pemilik bisnis dan manajer SDM untuk melacak absensi karyawan di tempat kerja: sistem akan mencatat semua keterlambatan, pulang lebih awal, ketidakhadiran, dll.

Menggunakan kasus Home Credit Bank (Kazakhstan) sebagai contoh, kami akan menjelaskan kepada Anda bagaimana Clockster berfungsi dalam praktik, dan membahjas apakah efisiensi karyawan benar-benar meningkat selama jam kerja.

Bagaimana sebelumnya: kehadiran diperiksa dengan mengirim foto di WhatsApp

Home Credit Bank di Kazakhstan memiliki sekitar 600 fasilitas layanan pelanggan – meliputi cabang, kantor mikro, serta titik layanan kecil yang berbasis di kantor Kazpost (layanan pos di Kazakhstan; memiliki jumlah cabang di pedesaan tertinggi). Sebelumnya, jam kerja konsultan kredit bank dipantau melalui foto yang dikirim melalui WhatsApp:

“Di cabang besar dan kantor mikro, manajer lokal bertanggung jawab atas kedisiplinan karyawan, tetapi karyawan kami di Kazpost, terutama dari daerah terpencil, kota kecil, dan daerah pedesaan, harus mengambil foto diri mereka sendiri di tempat kerja setiap hari dan mengirimkannya ke manajer regional mereka melalui WhatsApp,” kata Almat Sugirbaev, Manajer Pengembangan Saluran Penjualan di Departemen Penjualan Home Credit Bank (Kazakhstan).

Dengan dimulainya pandemi virus corona di Kazakhstan, bank menghadapi masalah baru: orang-orang mulai sakit, dan terkadang para manajer tidak dapat mengetahui kehadiran karyawan yang sebenarnya, apakah semua karyawan akan masuk kerja.

Untuk mengatasi masalah ini, Home Credit Bank (Kazakhstan) menandatangani kontrak dengan Clockster pada musim semi 2021. Layanan ini beroperasi secara berlangganan bulanan, dan harganya tergantung pada jumlah karyawan yang terhubung ke sistem.

Implementasi: karyawan takut platform ini akan mengontrol setiap langkah mereka

Semua kantor wilayah Home Credit Bank (Kazakhstan) memberikan kode dan nama outlet, serta alamat dan lokasi yang tepat. Dengan bantuan data ini, bank memasukkan koordinat semua titiknya di Kazakhstan ke dalam aplikasi Clockster.

Karyawan mengunduh aplikasi ke smartphone pribadi mereka, terdaftar di sistem dan terhubung ke kantor tempat mereka bekerja. Setelah itu, yang perlu mereka lakukan hanyalah menggunakan aplikasi saat mereka datang ke tempat kerja.

Almat Sugirbaev mengakui bahwa awalnya karyawan bereaksi dengan penolakan pada integrasi Clockster ke dalam kehidupan mereka:

“Karyawan takut bahwa sistem ini akan mengontrol setiap langkah mereka, serta mengungkapkan banyak informasi pribadi kepada publik. Namun, Clockster sama sekali tidak membatasi kebebasan pribadi karyawan: mereka dapat pergi makan siang dan tidak akan ada masalah. Dalam kasus kami, program diatur untuk hanya melacak absen masuk dan pulang: kami mengatur jam kerja dalam aplikasi, yang harus dipatuhi oleh karyawan dengan ketat. Adapun statistik, mereka hanya tersedia untuk manajer. ”

Mencoba menipu Clockster dengan cara apa pun adalah hal yang sangat sulit: aplikasi diprogram sedemikian rupa sehingga Anda hanya dapat melakukan absensi di lokasi tertentu. Mempertimbangkan kemungkinan kesalahan akurasi (geolokasi tidak berfungsi dengan baik di semua ponsel), admin bank menetapkan radius 200 meter di sekitar tempat kerja, dan jika karyawan jauh, mereka tidak akan dapat melakukan absensi.

Menggunakan ponsel lain dan meninggalkannya di tempat kerja, untuk kemudian absensi dari jarak jauh juga bukan pilihan: program hanya dapat terhubung ke satu smartphone dan tidak mungkin untuk masuk ke akun Anda di perangkat lain tanpa izin manajer.

Hasil: jumlah kedatangan terlambat dan keberangkatan awal karyawan dari tempat kerja telah menurun secara signifikan

Sekarang ada lebih dari 2.000 karyawan Home Credit Bank (Kazakhstan) yang terdaftar di Clockster. Bank umumnya puas dengan layanan dari Clockster ini:

“Kami melakukan survei di antara manajer kami: banyak yang mengatakan bahwa jumlah kedatangan terlambat dan pulang lebih awal karyawan dari tempat kerja telah menurun secara drastis. Orang-orang mengerti bahwa sekarang jauh lebih sulit untuk menghindarinya, dan mereka tidak akan dibayar jika mereka tidak benar-benar bekerja. Manajer juga menjadi lebih nyaman untuk mengontrol karyawan yang memiliki 6 hari kerja seminggu: manajer cabang dapat melihat langsung dari rumah apakah semua orang telah tiba untuk bekerja dan apakah ada yang terlambat,” Almat Sugirbaev membagikan kesannya.

Platform Clockster juga memungkinkan manajer untuk memeriksa seragam konsultan kredit. Jika diminta, karyawan dapat melampirkan foto penampilan mereka di aplikasi beserta kehadiran mereka.

Untuk mengevaluasi efektivitas kerja konsultan kredit, Home Credit Bank (Kazakhstan) menggunakan program lain, mereka juga memotivasi karyawan dengan bonus: konsultan menerima persentase tertentu dari setiap pinjaman yang dikeluarkan, dan oleh karena itu karyawan tertarik untuk melayani sebanyak mungkin klien.

Teks: Vadim Banny

Foto: milik Almat Sugirbaev