Pernah kah terpikir oleh Anda bagaimana suatu organisasi atau perusahaan bisa menjalin komunikasi secara efektif antar pekerjanya? Ya, otomatisasi perkantoran adalah jawabannya. Namun, apakah otomatisasi perkantoran itu?
Pengertian otomatisasi perkantoran sendiri merupakan penggunaan alat-alat elektronik untuk berkomunikasi. Tujuannya tidak lain dan tidak bukan adalah menciptakan komunikasi yang efektif sehingga meningkatkan produktivitas.
Apabila Anda masih belum terlalu paham mengenai topik ini, jangan khawatir. Clockster akan membahas secara lengkap tentang otomatisasi di perkantoran, tujuan, manfaat hingga jenis-jenis aplikasi yang biasanya digunakan. Check it out!
Pengertian Otomatisasi Perkantoran
Pengertian otomatisasi perkantoran adalah sistem yang dirancang untuk mendukung pekerja agar tidak melakukan pekerjaan yang sama berulang kali.
Hal ini dapat membantu berbagai kegiatan mulai dari solusi sumber daya manusia hingga manajemen hubungan pelanggan, aktivitas pemasaran, dan juga membantu penjadwalan kegiatan di kantor.
Sistem otomatisasi perkantoran berkaitan erat dengan tren otomatisasi yang terjadi di berbagai industri dan mengacu pada aktivitas manusia di gedung-gedung perkantoran dan perangkat lunak menyatukan aktivitas manusia di dalamnya.
Manfaat Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran mempunyai banyak manfaat. Bagi mereka yang sudah menerapkan sistem ini dari lama tentunya paham betul keuntungan-keuntungannya. Jadi, apa saja manfaat otomatisasi perkantoran? Ini dia daftarnya.
Mengurangi Beban Kerja
Manfaat otomatisasi perkantoran yang pertama adalah sistem ini mampu mengurangi beban kerja di sebuah perusahaan. Hal ini memungkinkan Anda untuk menyelesaikan suatu tugas dengan efektif dan mempunyai waktu luang di tempat kerja.
Mereka yang telah menggunakan sistem ini dapat merasakan kelebihan ini. Pengurangan beban tugas akan mampu membuat Anda bekerja dengan tenang.
Mengelola Data Secara Akurat
Manfaat otomatisasi perkantoran selanjutnya adalah pengelolaan data yang akurat. Otomatisasi kantor akan memfasilitasi manajer untuk memiliki pengawasan secara efisien, seperti sistem faktur, delegasi tugas, hingga tim reminder.
Keuntungan ini tentunya dibutuhkan oleh perusahaan besar maupun kecil yang tidak memiliki cukup sumber daya internal untuk mengelola data. Di mana sistem-sistem tersebut dapat mencegah terjadinya kesalahan dalam pengelolaan data.
Memberikan Kemampuan Multitasking yang Baik
Dengan sistem otomasi kantor, sebuah perusahaan mampu menangani beberapa tugas perusahaan dalam waktu bersamaan dengan mudah.
Dengan sistem otomatisasi kantor, perusahaan dapat mendokumentasikan hal-hal seperti absen karyawan, pemrosesan data hingga beban kerja yang ditangani oleh perusahaan tersebut.
Hemat Waktu dan Biaya
Otomatisasi kantor bisa mendorong perusahaan untuk menghemat waktu dan uang. Sistem ini menyederhanakan dan mengotomatiskan tugas-tugas yang mulanya membutuhkan sumber daya khusus dan banyak waktu.
Misalnya, dengan diperkenalkannya teknologi komputer dan komunikasi jaringan terbaru, sebuah entitas bisnis sekarang tidak dibatasi oleh jarak. Oleh karenanya, mereka dapat dengan mudah menghemat waktu dan uang yang dihabiskan untuk bepergian.
Contoh otomatisasi kantor lainnya adalah tersedia penyimpanan digital sehingga mengurangi penggunaan hard copy seperti kertas.
Tujuan Otomatisasi Perkantoran
Tujuan otomatisasi perkantoran memungkinkan sebuah bisnis untuk meningkatkan produktivitas mereka dan mengoptimalkan sistem kantor yang ada agar menghemat waktu, uang, dan sumber daya manusia seperti mengintegrasikan beberapa sistem untuk membuat bisnis Anda berjalan lebih lancar.
Kombinasi perangkat keras komputer, perangkat lunak dan jaringan yang digunakan perusahaan dalam sistem otomatisasi bisa menyederhanakan kegiatan kantor seperti manajemen fasilitas dan pengolah data. Tak hanya itu, berikut merupakan tujuan paling utama dari otomatisasi perkantoran yaitu:
- Meningkatkan hubungan pelanggan.
- Mencapai pengendalian manajemen yang lebih baik.
- Menyederhanakan operasi dan meminimalkan kesalahan manajemen data.
- Meningkatkan kualitas output dalam hal presentasi dan pengurangan waktu pemrosesan data.
Jenis-Jenis Otomatisasi Perkantoran
Rupanya terdapat beberapa macam otomatisasi yang bisa dimanfaatkan oleh perusahaan. Jenis-jenis tersebut antara lain:
Pemrosesan kata
Perangkat elektronik dapat membantu Anda melakukan berbagai tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen digital atau tercetak, mulai dari pemrosesan kata, memecahkan masalah, hingga mengkomunikasikan pesan tertulis lebih efisien kepada anggota lainnya.
Email adalah fitur yang memungkinkan pengguna untuk mengirimkan surat elektronik kepada pengguna lainnya.
Surat Suara
Mirip dengan email, tetapi surat yang dikirimkan bukan berbentuk tulisan melainkan surat suara.
Kalender Elektronik
Kalender elektronik adalah penggunaan internet untuk menandai jadwal atau acara dalam sebuah perusahaan.
Konferensi Audio
Penggunaan peralatan audio yang memungkinkan perusahaan untuk berkomunikasi secara daring sehingga dapat melampaui batas-batas geografis. Berikut adalah kelebihan dari konferensi audio:
- Biaya peralatan yang terjangkau
- Bisa berkomunikasi kapan saja
- Dapat dilakukan dengan mudah dan praktis
Konferensi Video
Penggunaan alat audio dan video memngkinkan perusahaan dapat bertemu antar pengguna secara virtual. Kelebihannya adalah:
- Bisa dilakukan secara daring dan satu arah. Ditransmisikan dari satu titik ke berbagai titik transmisi lainnya.
- Bisa dilakukan secara daring dan dua arah sehingga memungkinkan untuk berbicara secara daring.
Konferensi Komputer
Mengacu pada penggunaan jaringan internet dan komputer untuk memungkinkan pengguna bertukar informasi selama rapat. Yang membedakan antara konferensi komputer dan email adalah komunikasi langsung setiap pengguna. Dimana, konferensi komputer bisa menyelesaikan masalah secara real time.
Faksimili
Merupakan alat yang bisa digunakan untuk mengirim gambar atau dokumen dari satu poin melalui saluran komunikasi sehingga memungkinkan penerima untuk menyalin pesan yang diterimanya.
Teks Video
Sesuai namanya, ini merupakan materi berupa video berisikan teks di dalamnya yang dapat ditampilkan di berbagai gawai. Untuk membuatnya, Anda akan memerlukan salah satu dari pilihan ini:
- File video yang dibuat di komputer.
- File video berlangganan yang memungkinkan beberapa pengguna untuk mengakses video tersebut.
- File video dari perusahaan lain.
Desktop Publishing (DTP) Otomatisasi Perkantoran
DTP adalah penggunaan perangkat keras komputer yang dapat menghasilkan cetakan berkualitas serupa mesin tik. Sistem DTP adalah konfigurasi komputer mikro mencakup layar CRT beresolusi tinggi dan printer laser dikendalikan oleh perangkat lunak DTP itu sendiri.
Itulah seputar otomatisasi di dunia perkantoran. Otomatisasi kantor adalah salah satu cara yang bisa dilakukan suatu perusahaan demi menciptakan jalinan komunikasi efektif. Di mana hal tersebut tentunya juga dapat mendorong perusahaan menjadi lebih produktif.