Reimburse: Arti, Contoh, dan Tips Mengajukan

Istilah reimburse adalah hal yang tidak asing lagi bagi karyawan. Terutama bagi Anda yang sering menggunakan uang pribadi untuk kebutuhan perusahaan.

Secara sederhana, reimburse adalah sistem penggantian uang sebagai bentuk kompensasi kepada karyawan. Pastinya setiap pelaku bisnis memiliki regulasi tersendiri untuk sistem pengelolaan reimburse ini.

Penasaran lebih jauh tentang reimburse? Di artikel ini, Clockster akan memberikan pengertian dan sejumlah tips untuk mengajukannya. Yuk, simak artikelnya!

Pengertian Reimburse

Saat bekerja di sebuah perusahaan, tidak menutup kemungkinan bahwa Anda akan mengeluarkan uang pribadi untuk keperluan mendesak yang menyangkut kepentingan kantor atau diri sendiri. Namun, bukan berarti uang Anda akan hilang begitu saja. Sistem reimburse adalah hal yang bisa diajukan kepada perusahaan.

Dapat dikatakan bahwa pengertian reimburse adalah proses ganti rugi uang oleh perusahaan selama sesuai dengan persyaratan yang sudah ditentukan, seperti memberi bukti pembayaran atau invoice pembelian. Jadi, jangan lupa untuk mengikuti kebijakan perusahaan agar proses reimburse Anda dapat berjalan dengan lancar.

Hal-hal yang bisa di reimburse

Tak semua pengeluaran bisa diganti oleh perusahaan. Beberapa biaya yang dapat di reimburse adalah:

Biaya kesehatan

Jika Anda mengeluarkan biaya kesehatan seperti perawatan atau obat-obatan, biasanya perusahaan dapat melakukan reimburse. Akan tetapi, di beberapa kasus, biasanya kantor sudah menyediakan fasilitas kesehatan seperti BPJS yang bisa Anda gunakan tanpa perlu proses reimburse ke kantor.

Biaya bisnis

Beberapa contoh pengeluaran bisnis adalah pulsa pribadi untuk menelepon klien, melakukan pembayaran peralatan kantor, sewa tempat, dan lainnya. Jenis pengeluaran seperti itu dapat Anda ajukan ke kantor, tetapi jangan lupa untuk memberikan bukti yang lengkap dan rincian pengeluaran.

Biaya perjalanan bisnis

Sebagai karyawan, mungkin Anda akan mendapatkan tugas untuk bepergian dinas di dalam maupun luar negeri. Saat Anda melakukan perjalanan, tentu akan ada biaya-biaya pengeluaran seperti bensin, toll, hingga akomodasi. Hal-hal keperluan perjalanan bisnis juga bisa direimburse. Namun, perlu diperhatikan karena ada beberapa kantor yang sudah memberikan tunjangan transportasi dari awal.

Tips mengajukan reimburse

Bagi Anda yang hendak melakukan reimburse, ada beberapa poin yang perlu diketahui agar proses penggantian berjalan dengan lancar dan cepat. Ketentuan reimburse adalah sebagai berikut.

Simpan bukti pembayaran

Hal pertama yang butuh Anda pahami yaitu simpan seluruh bukti pembayaran. Umumnya perusahaan akan mewajibkan karyawannya untuk selalu menyertakan kwitansi pembayaran dan dokumen lainnya.

Memang reimburse adalah sistem pengembalian dana, namun jika tidak ada barang bukti maka perusahaan tidak akan bisa melakukan proses reimburse.

Perhatikan syarat dan ketentuan

Sebelum mengajukan ganti rugi, alangkah baiknya apabila karyawan memahami persyaratan perusahaan tersebut sehingga Anda mengerti jenis pengeluaran seperti apa yang bisa diganti.

Memastikan kesesuaian data

Saat hendak memproses reimburse, pastikan bahwa data yang karyawan tulis sesuai dengan dokumen aslinya agar tidak menimbulkan kebingungan.

Segera mengajukan

Reimburse adalah sebuah proses yang tidak bisa dilakukan setiap saat. Biasanya ada batas waktu pengajuan reimburse. Jadi, pastikan Anda tidak melewati batas waktu tersebut.

Indikator kecurangan saat reimbursement

Tak sedikit karyawan nakal yang melakukan kecurangan dalam proses reimbursement. Oleh karenanya, perusahaan wajib memantau aktivitas pekerjanya secara berkala khususnya mereka yang hendak mengajukan klaim pengembalian dana.

Ada beberapa indikator untuk memastikan apakah karyawan tersebut jujur atau tidak. Berikut daftarnya.

Pengeluaran yang dilakukan oleh seorang karyawan lebih besar dari karyawan lain dengan kedudukan atau jabatan sama.
Mengajukan pengembalian dana untuk barang-barang yang tidak berhubungan dengan keperluan kantor atau bisnis.
Melakukan markup atau peningkatan harga di berbagai pengeluaran.
Menggunakan kartu kredit hingga limit.

Tips pengelolaan reimbursement pada perusahaan

Bagi perusahaan, reimburse adalah proses yang cukup penting di mana pihak perusahaan memastikan bahwa seluruh transaksi berhubungan dengan pekerjaan berhasil diadministrasikan serta diselesaikan secara efisien dan tepat.

Sebagai upaya pencegahan kecurangan seperti di atas, berikut tips pengelolaan reimbursement yang bisa diterapkan oleh perusahaan:

Menetapkan kebijakan proses

Pertama, penting bagi perusahaan untuk menetapkan kebijakan penggantian biaya dengan jelas agar mudah dipahami oleh karyawan. Seperti misalnya syarat, jangka waktu pengajuan, pedoman, dan lainnya. Termasuk juga apabila karyawan butuh persetujuan terlebih dahulu sebelum melakukan pembelian atas nama perusahaan.

Membentuk sistem reimburse

Lalu, sesuai dengan kebijakan, menjadi sebuah keharusan bagi perusahaan untuk membentuk sistem reimburse apakah pengajuan dapat dilakukan menggunakan dokumen softcopy atau hardcopy.

Menentukan periode waktu pembayaran

Ketiga, berikanlah informasi yang jelas mengenai penerimaan pembayaran. Jangan lupa juga sertakan bukti dan informasi mengenai cara pembayaran yang digunakan.

Menetapkan legitimasi pengeluaran

Terakhir, berikan deadline pengumpulan laporan dan berapa lama perusahaan akan melakukan peninjauan pengembalian dana tersebut. Tujuannya adalah supaya pihak perusahaan dapat mengkomunikasikan kepada karyawan apabila ternyata ada dokumen yang tidak lengkap atau tidak sesuai dengan kebijakan.

Nah, itu dia penjelasan apa itu reimburse dari Clockster. Reimburse adalah sebuah elemen penting untuk tetap menjaga stabilitas ekonomi perusahaan. Oleh karena itu penting untuk terus memastikan kelancaran dan transparansi dalam pengelolaannya. Simak juga artikel menarik lainnya terkait manajemen HR di website Clockster!